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総務屋さんのための「カイゼン」指南


事務系サラリーマンの皆さん、会社から言われる職場提案活動に毎回困っていませんか。当社は年に1回改善活動と題して職場提案を募るのですが、製造現場ならまだしも会社の中で一番予算の少ない事務職場ですので毎年私も困っております。そんな中で私が苦労して考えた職場提案活動の内容をすこし紹介したいと思います。尚、皆さんのご意見やこういう提案もあるぞという方大歓迎。是非メールをください。

1) お金の出るところを洗い出そう!
一番手っ取り早いのは、事務合理化ソフト導入というものが一番手っ取り早いのですが、お金もかかりますし、現状システムの整合性など幾重にも難問があります。ここまでくると1人の提案としては非常に厳しいので、コスト削減に主眼を置きました。先ほども申し上げた通り、一番予算の少ない部署ですので苦労することは想像できましたが、今まで行ってきた仕事になにか無駄があるのではと考えました。
 私がまず行ったことは、聖域なく自分の持ち場でお金を払っている(コストのかかっている)業者、物品を洗い出しました。非常に大変な作業になると思いましたが、事務屋ですのであんまり時間がかかりませんでした。事務屋の主な支払先として、印刷屋、事務用品屋、事務機器リース屋、産業医報酬、健康診断代、寮社宅関係、社用車維持費用、通信業者、その他小額小物関係ぐらいです。まずこれらの費用が1年でどれくらいかかったのか集計しました。

2) アンテナを張り巡らそう
次は情報の収集です。これにはインターネットと経済紙が効果的でした。たとえば寮社宅の合理化では、その年限りで定年を迎える寮管理人の後任として寮管理委託サービスをしてくれる業者にたどり着きました。外部業者にアウトソーシングすることにより、5%コスト削減を達成しました。さらにこの委託業者より利用率の悪い当社寮を他社に貸すプランまで出ました。これにより年間13百万円のコストが削減されるはずでした。ですが相手のある話。相手側から断ってきました。しかしそれでもあきらめずに独身寮の有効利用について検討すると、世の中では、利用率の悪い寮を老人ホームに転換しているという話まで入ってきました。そしてその業者にアタック。見事玉砕はしたものの非常に良い情報を得れられて大満足です。

3) 過去の柵をつけ
皆さんの会社でも事務用品屋さんや生活用品業者とお付き合いがあると思います。皆さんは現在なぜ今の業者からモノを買っているのですか。値段が安いからですか。買いに行かなくても良いからですか。でも半分以上の方は昔から付き合っていたからと答えると思います。私は事務用品と生活小物をアスクルなどの通販にしました。小額だと送料がかかるものの、明日には確実に着きますし値段も安い。さらには別コンテンツでお話したように、ポイントまでつきます。本当に緊急なもの以外、今では通販で購入しています。

4) 不要と思ったものは廃止せよ
皆さんの会社でも、誰も使っていないのにある社用携帯電話などがありませか。依然使っていて、人員縮小により使う人が居なくなった携帯。それをいつかは使うからと無駄なお金を払っていませんか。私はぜんぜん使っていない携帯電話を廃止しました。いろいろと異論がでましたが、それでも1回線あたり年48千円の削減となりました。
また,社内報の廃止、女子制服着用の廃止、雑誌、新聞の購入等の合理化を考えましたが、従業員の立場と、情報伝達のスピードアップの観点から、断念せざるを得ませんでした。しかし上司と幾重にも打合せを重ね、自分の意見を言えたことは今の仕事の中で大きな自信になっています。

5)"お土産を渡す"ことも大切
次に印刷業者の見なおしを考えました。現在ではOAが進んでいるのであまり印刷業者に出すものは経理伝票と出荷関係の伝票類しかありません。それにも関わらず、2社購買をなんの理由かわからず続けてきました。そこで、すべての印刷物を洗い出し2社の見積もりを取りました。双方で高い安いはあったものの、相対的に安い業者に全部の印刷物をお願いすることにし、金額は安いほうに統一、さらにコストメリットとして一律見積り額から10%の値引きを要求しました。先方もかなり渋い顔でしたが、すべてをお願いするということと、10%値引きを3年を期限としたことによりなんとか了解を得ました。すべてを渡すというお土産が利いたかもしれませんね。

宣伝目的といわれるかも知れませんが、下記別冊宝島「コストの無駄をなくす」、これ非常に参考になりました。どうしてコスト削減をしなければいけないのか、コスト削減の一例などが簡潔しかも丁寧です。未だに会社において参考にしている本です。しかも、小難しいことばで一切書いていない。もし職場提案で迷ったらお勧めの1冊です。


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